Оферти

Офертата е началото на търговския цикъл: тя получава номер, изпраща се на клиента и, ако по нея се сключи договор, се превръща в проект, който наследява номера ѝ. Изпратената оферта има два изхода — отговора на клиента: Договор или Отказана. Междинният статус Потвърдена означава, че клиентът е приел офертата, но договорът още не е подписан; офертата за наем резервира оборудването си за планирания период.

Офертите са на ниво фирма. Отварят се от екрана Проекти → раздел „Оферти“ (до раздела „Проекти“).

Жизнен цикъл на оферта

Кой работи с оферти

Роля	Създаване и редакция	Вижда	Сключва договор и създава проект
Собственик	Да	Всички оферти на фирмата	Да, от всяка оферта
Технически ръководител	Да	Своите оферти и тези, до които му е даден достъп	Само от своите оферти
Мениджър	Да	Своите оферти и тези, до които му е даден достъп	Само от своите оферти
Складов мениджър	Да	Своите оферти и тези, до които му е даден достъп	Само от своите оферти
Работник, Клиент	Не	—	Не

„Своите“ означава офертите, които потребителят е създал. Разделът „Оферти“ не се показва на Работник и Клиент.

Само създателят на офертата и Собственикът могат да отбележат сключен договор — договорът е окончателен статус и не може да се отмени. Всеки потребител с достъп до изпратената оферта може да я потвърди, да я отбележи като Отказана или да я анулира.

Списък с оферти

Таблицата показва:

Колона	Описание
Номер на оферта	Например OFF-2601-INV
Заглавие на офертата	Става име на проекта при превръщане
Тип на проекта	Кодът на типа
Клиент	Клиентът по офертата
Дата	Дата на офертата
Валидна до	Краен срок на валидност
Общо с ДДС	Сумата с ДДС във валутата на офертата
Статус	Цветен етикет със статуса
Потвърдена преди	При потвърдена оферта — от колко дни чака договор (например „12 дни“)
Проект	Кодът и името на проекта, създаден от офертата

Колоните „Тип на проекта“, „Клиент“, „Валидна до“, „Потвърдена преди“ и „Проект“ могат да се скриват. Полето за търсене филтрира по номер, заглавие, клиент, тип и статус.

С „Изтрий“ в лентата над таблицата се изтриват избрани оферти след потвърждение. Изтриват се само чернови и анулирани оферти — изпратената оферта е документ, който клиентът вече има.

Създаване на оферта

1. Отворете Проекти → „Оферти“.
2. Натиснете „Добави“. Отваря се празна „Нова оферта“.
3. Попълнете данните и редовете.
4. Натиснете „Добави“ под формата.

Номерът се присвоява при първото записване. Докато не запишете, оферта не съществува — ако излезете от празна форма, номер не се заема. Под полето „Тип на проекта“ на новата оферта се показва номерът, който тя ще получи — например „Ще получи OFF-2608-GC“; при смяна на типа последната част се сменя. Окончателният номер се взема при записа: ако междувременно друг потребител е записал оферта или проект, вашата оферта получава следващия свободен номер. След записа формата се превключва към записаната оферта и показва номера ѝ.

Полета на офертата

Формата е разделена на секции, всяка със заглавие вляво — както формата на приложението: „Основни данни“, „Клиент“, „Условия на наема“ (при продажба — „Доставка“; при оферта със структура тази секция липсва), „Продукти“ (при оферта със структура — „Структура на офертата“) и „Суми и условия“. Секцията „Продукти“ изглежда и работи еднакво в офертата и в приложението.

Поле	Описание	Задължително
„Тип на проекта“	Типът на бъдещия проект. Кодът му е последната част от номера, а видът оферта на типа определя как се въвеждат редовете. По подразбиране е избран GC.	Да
„Заглавие на офертата“	До 100 символа. Става име на проекта, ако по офертата се сключи договор.	Да
„Дата“	Дата на офертата. По подразбиране е днешната.	Не
„Валидна до“	До коя дата е валидна офертата	Не
„Валута“	Валутата на фирмата. Не може да се променя.	Да
„ДДС“	Процент ДДС. При нова оферта се попълва със ставката на ДДС на фирмата и може да се промени. Ако го оставите празно, се използва ставката на фирмата.	Не
„Клиент“	Клиентът от списъка с контакти. Данните му се записват в офертата и се отпечатват.	Не
„Условия“	Отпечатват се в офертата: плащане, срок, гаранция (до 4000 символа)	Не
„Договор“	Само при оферта за наем: „Нов договор“ (по подразбиране — от офертата ще се създаде нов проект с договор) или „Към договор № …“ — офертата ще стане следващото приложение на отворен договор на клиента. Полето се показва само ако избраният клиент има отворен договор за наем. Вижте Оферта към съществуващ договор.	Не
„Печат без единични цени“	Ако е отметнато, при печат се показват само количествата и общите суми	Не
„Вътрешни бележки“	За вътрешна употреба. Не се отпечатват (до 2000 символа).	Не

Редове на офертата

Как се въвеждат редовете, зависи от вида оферта на избрания тип проект:

• при типовете за строителство (INV, ENG, GC, SUB, SBL и собствените ви типове с вид „Структура от задачи“) офертата се изгражда като структура от етапи, подетапи и задачи — вижте Структура на офертата;
• при Наем и Продажба редовете са продукти — артикули от склада — вижте Оферти за наем и продажба.

Офертата трябва да има поне един ред. Под редовете се изчисляват Данъчна основа, Стойност на ДДС и Общо с ДДС.

Докато офертата е чернова, типът ѝ може да се смени. Ако новият тип е с друг вид оферта (например от GC към RENT), а офертата съдържа редове, които новият вид не допуска (етапи, подетапи и задачи — или продукти, при смяна към оферта със структура), формата пита „Да се смени ли типът на проекта?“ — при потвърждение всички редове се изчистват. Добавете редовете за новия вид и натиснете „Запази“: типът и новите редове се записват заедно. Оферта само със свободни редове — или с продукти при смяна между „Наем“ и „Продажба“ — сменя типа без въпрос.

Редакция

Офертата може да се редактира само докато е чернова. Бутонът „Запази“ записва промените и ви връща към списъка с оферти. Бутонът „Назад“ също води към списъка; ако има незаписани промени, системата пита дали да ги изоставите.

Структура на офертата

Офертата за строителство се изгражда като дърво с най-много три нива — същите като в плана на проекта:

Етап
  Подетап
    Задача
  Задача
Задача

• Етап е най-горното ниво. Добавя се с „Добави етап“ под таблицата.
• Подетап е само под етап — добавя се с бутона „Добави подетап“ на реда на етапа.
• Задача може да бъде под подетап, под етап или самостоятелно на най-горното ниво. Добавя се с „Добави задача“ — под таблицата (на най-горното ниво) или с бутона на реда на етапа или подетапа.

Етапите и подетапите нямат количество и цена — в колоната „Общо“ те показват сбора на задачите под тях. Задачата има Мярка, Количество и Единична цена. Мярката се избира от мерните единици на задачите (например м², м³, кг), защото при създаване на проект редът става задача. Редовете се подреждат със стрелките „Премести нагоре“ / „Премести надолу“ — преместват реда сред съседните му на същото ниво. „Премахни реда“ при етап или подетап с редове под него иска потвърждение и премахва и тях; премахването влиза в сила при запис на офертата.

Офертите, създадени преди версия 1.260.0, са със свободни редове. Те се показват в същата таблица и могат да се допълнят с етапи и задачи. Мярката на свободен ред също се избира от мерните единици на задачите; мярка, въведена по-рано като свободен текст (например „м2“), остава избрана, докато не я смените.

Задачи от рецепта

Бутонът „От рецепта“ (под таблицата или на реда на етап или подетап) отваря библиотеката с рецепти. Отметнете една или повече рецепти и натиснете „Добави“:

• рецепта с подрецепти се добавя заедно с тях — като етап или подетап със задачите под него; рецепта без подрецепти се добавя като задача;
• до всяка рецепта се виждат мярката, продажната цена за единица и себестойността за единица; скритите рецепти не се показват;
• рецепта, която не се побира в трите нива на мястото, където добавяте, не може да се отметне — под името ѝ пише „Не се побира в трите нива на офертата на това място“;
• от рецептата се копират наименованието, кодът, мярката, продажната цена (тя става единичната цена на реда) и себестойността; количеството въвеждате вие;
• копираните данни не следват по-късните промени на рецептата — цените се обновяват само с „Обнови цените“.

Ако промените единичната цена на ред от рецепта, до цената се показва знакът ✎ — „Цената е въведена ръчно вместо цената от рецептата“.

Себестойност и марж

За всяка задача таблицата показва поле „Себестойност за ед.“ и „Марж“ — продажната сума минус себестойността (количество × себестойност за единица). При задача от рецепта полето се попълва с очакваната себестойност за единица от рецептата; можете да я промените. При задача, въведена ръчно, въвеждате себестойността сами. Ако полето е празно, маржът на реда също е празен. Етапите и подетапите показват сбора от маржа на задачите под тях, а под таблицата се показва маржът на цялата оферта.

Себестойността и маржът се виждат от всеки потребител с достъп до офертата — включително Технически ръководител, Мениджър и Складов мениджър. Те никога не се отпечатват.

Обнови цените

Докато офертата е чернова, бутонът „Обнови цените“ под формата взема отново цените на редовете от рецепти от библиотеката. Бутонът е неактивен, докато има незаписани промени — първо запишете офертата.

• Обновяват се само цените: единичната цена (от продажната цена на рецептата) и себестойността. Наименованието, мярката, количеството и кодът не се променят.
• Ръчно въведена цена (със знака ✎) се запазва, освен ако в прозореца за потвърждение отметнете „Обнови и ръчно въведените цени“. Себестойността ѝ се обновява и в двата случая. „Обнови цените“ презаписва и ръчно въведената себестойност на задачите от рецепти със стойността от рецептата.
• Ред, чиято рецепта е скрита или вече не съществува, не се променя. След обновяването съобщението казва колко цени са обновени и кои редове са останали без промяна (с причина „ръчно въведена цена“ или „рецептата не е налична“).
• Етапите, подетапите и ръчно въведените задачи не се променят. Сумите и общите стойности се преизчисляват.

Оферти за наем и продажба

При тип с вид оферта Наем или Продажба редовете на офертата са продукти — артикули от склада:

1. Натиснете „Добави продукт“. Отваря се списъкът с всички активни артикули от склада, със снимките им. Търсете по име, код или псевдоним и стеснете списъка с „Основна група“ и „Група“. Отметнете един или няколко артикула и натиснете „Добави избраните“ — всеки става отделен ред. Артикулът на вече добавен ред може да се смени от полето „Продукт“ на реда.
2. Мярката се взема от артикула, а „Ед. стойност“ — от стойността на артикула (ако артикулът няма стойност — 0). Стойността може да се промени; тогава до нея се показва ✎ — „Цената е въведена ръчно вместо стойността на артикула“.
3. Въведете количеството (до 3 знака след десетичната точка). Колоната „Общо“ показва количество × ед. стойност.

В оферта за наем с „Добави ред“ се добавя свободен ред с описание, мярка (избира се от списъка с мерни единици на фирмата), количество и стойност — например за услуга, която не е артикул от склада. Офертата за продажба съдържа само продукти от каталога: в нея бутонът „Добави ред“ липсва. Свободен ред, записан в оферта за продажба преди версия 1.261.0, може да се редактира или премахне, но не може да се добави нов. Редовете се подреждат със стрелките „Премести нагоре“ / „Премести надолу“ и се премахват с „Премахни реда“.

При оферта за наем таблицата с продуктите има и колоните:

Колона	Описание
„Наем ед./период“	Наемната цена на един брой за един наемен период. До нея е бутонът с катинар.
%	Каква част от ед. стойност е наемната цена
„Наем за период“	Количество × наем ед./период
„Свободно за периода“	Колко от артикула е свободно за планирания период — вижте Наличност за периода
„За покупка“	Отметка за артикул, който клиентът купува, а не наема — вижте Артикули за покупка

Свободните редове нямат наемна цена.

Артикули за покупка

В оферта за наем клиентът често купува и консумативи — например тапи или анкери, които не се връщат. Такъв продукт се добавя в същата оферта и се отметва „За покупка“:

• колоните за наем на реда са празни, а в печата пред кода на артикула се отпечатва *. Редът няма наемна цена, процентът и „Желан наем за период“ не го променят и при отметването наемната цена и катинарът на реда се изчистват;
• „Общо“ на реда е количеството × ед. стойност — това е продажната цена на артикула. Цената може да има най-много 2 знака след десетичната точка;
• артикулът за покупка не се резервира при потвърждаване на офертата и не се брои в „Свободно за периода“;
• един артикул не може да е в една и съща оферта едновременно под наем и за покупка („Един артикул не може да е едновременно под наем и за покупка в един документ“), а два реда за покупка на един артикул трябва да са с една и съща цена.

Отметката „За покупка“ има само в оферта за наем. Офертата и приложението, които се създават от нея, пазят отметката, а продаденото количество се изписва с протокола за изписване и се фактурира като такса — вижте Продадени артикули.

Ценообразуване на наема

Блокът „Ценообразуване на наема“ под продуктите задава наемните цени на всички редове наведнъж:

• „Наемен процент“ — процент от стойността на оборудването за един наемен период. При въвеждането му „Наем ед./период“ на всеки отключен ред става ед. стойност × процента.
• „Желан наем за период“ — въведете желаната сума за един период и процентът се изчислява обратно. Под полето се показва „Постигнато: …“ — сумата, която се получава след закръгляне на цените по редовете. Ако сумата не може да бъде постигната (например всички редове са заключени), се показва „Желаният наем не може да бъде постигнат с отключените редове“.

Ред, на който сте въвели наемна цена ръчно, се заключва — катинарът е затворен („Отключи ставката“) и процентът не променя този ред. Натиснете катинара, за да отключите реда; цената му отново се изчислява от процента („Ставката следва наемния процент“).

Под полетата се показват:

Показател	Значение
„Обща заместваща стойност“	Стойността на оборудването — сборът от продуктите
„Срок на изплащане“	За колко периода наемът изплаща стойността на оборудването (100 ÷ наемния процент)
„Наем за период“	Сборът от наемите на редовете
„Наем за N периода“	Наемът за целия планиран период. Броят на периодите е броят на дните от „Планиран наем от“ до „Планиран наем до“ (двата дни включително), разделен на наемния период и закръглен нагоре.
„Стойност на артикулите за покупка“	Сборът от редовете за покупка. Показва се само ако офертата има такива редове.
„Обща материална стойност“	Обща заместваща стойност + стойността на артикулите за покупка. Показва се само ако офертата има редове за покупка.

„Обща заместваща стойност“ е стойността само на оборудването под наем — артикулите за покупка не влизат в нея и не влизат в наема.

Условия на наема

Под наемната цена, в блока „Условия на наема“ (при продажба — „Доставка“), се попълват:

Поле	Наем	Продажба
„Наемен период (дни)“ — в нова оферта е периодът по подразбиране на фирмата (вижте Наемен период по подразбиране)	Да	—
„Минимален срок (дни)“ — най-краткият срок, за който се плаща наем. Празно поле означава един наемен период. Вижте Минимален срок.	Да	—
„Планиран наем от“ / „Планиран наем до“ — планираният период на наема. Задължителен е при потвърждаване на офертата.	Да	—
„Депозит“	Да	—
„Доставка“ („С наш транспорт“ или „Взема се от клиента“) и „Цена на доставката“ — цената се въвежда само при „С наш транспорт“ и се добавя към сумата на офертата; при друг начин на доставка полето е изчистено и неактивно	Да	Да
„Липсващи или повредени артикули се заплащат по стойност“ — отметка, отпечатва се като условие	Да	—

Свободният текст в полето „Условия“ (плащане, срок, гаранция) се попълва и отпечатва както при всяка оферта.

Как се изчисляват сумите при наем

• Стойност на оборудването = сборът от продуктите под наем (количество × ед. стойност). Артикулите за покупка се сумират отделно в „Стойност на артикулите за покупка“.
• Наем за период = сборът от „Наем за период“ на редовете.
• Данъчната основа, ДДС и „Общо с ДДС“ се изчисляват от наема за един период плюс цената на доставката (само при „С наш транспорт“). Доставката се показва и отпечатва на отделен ред „Доставка“ след наема за период.
• Депозитът не се добавя към сумите — отпечатва се под тях.

Пример: продукти на стойност „20 000.00 €“ и наемен процент 5 % дават наем за период „1 000.00 €“. С доставка „С наш транспорт“ за „100.00 €“ данъчната основа е „1 100.00 €“, а при ДДС 20 % общата сума с ДДС е „1 320.00 €“. „Наем за N периода“ съдържа само наема, без доставката.

Докато нито един ред няма наемна цена и не е въведен наемен процент, сумата на офертата е стойността на оборудването. Офертата за продажба се сумира от продуктите и цената на доставката при „С наш транспорт“.

Наличност за периода

Когато офертата за наем има планиран период, колоната „Свободно за периода“ показва свободното количество на артикула в най-натоварения ден от периода — деня, в който свободните са най-малко. Ако то е по-малко от количеството в офертата, числото е червено — това е предупреждение, а не забрана. Подсказката над числото показва от какво е получено:

• „Най-малко свободни на …“ — денят с най-малко свободно количество;
• „В складовете: …“ — наличното в складовете;
• „Резервирано от други оферти и приложения: …“ — резервациите на потвърдени оферти и на приложения, чийто планиран период се застъпва с този;
• „На обекти: …“ — оборудването при други наематели (до планирания край на тяхното приложение) и на собствените ви обекти (то се счита за заето за целия период);
• „В подготовка: …“ — доставки към обекти, които още не са получени.

Потвърдена оферта и резервация

Когато клиентът приеме изпратената оферта, натиснете „Потвърди офертата“. Офертата става Потвърдена.

• Офертата за наем се потвърждава само с планиран период („Планиран наем от“ и „Планиран наем до“); без него системата отказва с „Потвърждаването на оферта за наем изисква планиран период (от – до)“.
• Потвърдената оферта за наем резервира продуктите си за планирания период — без артикулите за покупка. Резервацията не забранява нищо — тя намалява „Свободно за периода“ в другите оферти и приложения.
• Ако един и същ артикул е в офертата два пъти с различна наемна цена, офертата не се потвърждава — „Един и същ артикул е включен два пъти с различна наемна цена“. Обединете редовете или изравнете цените.
• Ако наличността не стига, офертата пак се потвърждава, но се показва предупреждение „Офертата е потвърдена, но наличността за периода не стига: …“ с редовете, които не достигат.
• Потвърдената оферта не изтича. Колко дни чака договор, се вижда в колоната „Потвърдена преди“.
• Резервацията се освобождава, когато офертата бъде отказана или анулирана. Когато от офертата се създаде проект, резервацията преминава към Приложение № 1 и се пази, докато то е чернова или подписано.
• Ревизиите на една оферта имат обща резервация: когато ревизията бъде потвърдена или превърната в проект, резервацията на предишните ревизии се заменя с нейната.

Цените на продуктите

„Обнови цените“ (вижте по-горе) при оферта за наем или продажба взема отново стойността и кода на всеки продукт от артикула. Ръчно въведените стойности се запазват, освен ако не отметнете „Обнови и ръчно въведените цени“. Ред, чийто артикул е деактивиран, не се променя и съобщението го посочва с причина „артикулът не е наличен“. При оферта за наем отключените наемни цени се изчисляват отново от наемния процент.

При печат офертата за наем показва продуктите с колоните „код“, „Наем ед./период“ и „Наем за период“, стойността на оборудването, наема за период, наема за целия планиран период („Наем за N периода (от – до)“), а под сумите — наемния период и минималния срок, депозита, доставката и останалите условия на наема. Офертата за продажба отпечатва доставката под сумите.

Ако офертата за наем има артикули за покупка, при печат редовете им са отбелязани с *, под таблицата се отпечатва легендата *„ = Артикул за покупка“**, а при сумите — „Стойност на артикулите за покупка“ и „Обща материална стойност“. Когато артикулите в офертата имат въведена „Тежест за единица“, под таблицата се отпечатва и „Общо тегло“ в мерната единица за тегло на фирмата (например „Общо тегло: … кг“). Ако за някои артикули тежестта не е въведена, след теглото пише колко са — например „(2 артикула без въведено тегло)“, така че да знаете, че реалното тегло е по-голямо.

Номер на офертата

Номерът има вида OFF-2601-INV:

Част	Значение
OFF	Оферта
26	Последните две цифри на годината, в която е създадена офертата (по часовата зона на фирмата)
01	Пореден номер в годината — започва от 01 всяка година и продължава след 99 (26100)
INV	Кодът на типа проект

• Номерацията е обща с проектите — вижте Код на проекта.
• Докато офертата е чернова, смяната на типа сменя и последната част на номера (OFF-2601-INV → OFF-2601-GC). Цифрите не се променят.
• След изпращане номерът не се променя.
• Анулираната оферта запазва номера си и никой проект не го получава.
• Отказаната оферта също запазва номера си, но самата тя не се превръща в проект. Номерът остава за ревизиите ѝ: ако от нея се направи нова ревизия и по ревизията се сключи договор, проектът получава цифрите на този номер.

Статуси

Статус	Значение
Чернова	Нова оферта, може да се редактира
Изпратена	Изпратена на клиента; не може да се редактира
Потвърдена	Клиентът е приел офертата, договорът още не е сключен. Офертата за наем резервира продуктите си за планирания период.
Договор	По офертата е сключен договор; от нея може да се създаде проект. Окончателен статус.
Отказана	Клиентът е отказал офертата; може да се направи нова ревизия
Анулирана	Офертата е оттеглена от ваша страна; номерът остава зает
Заменена с ревизия	От офертата е създадена нова ревизия
Изтекла	Изпратена оферта, чийто срок „Валидна до“ е минал

Статусът се сменя с бутоните под формата на офертата (до „Запази“ и „Назад“):

• „Изпрати“ (при чернова) — офертата става Изпратена и се заключва за редакция. Ако има незаписани промени, първо ги запишете. Системата не изпраща имейл — изпратете офертата на клиента сами, например като PDF от страницата за печат.
• „Потвърди офертата“ (при изпратена оферта) — отбелязва, че клиентът е приел офертата: тя става Потвърдена. При оферта за наем трябва да има планиран период и продуктите се резервират — вижте Потвърдена оферта и резервация.
• „Сключи договор“ (при изпратена или потвърдена оферта; само за създателя на офертата и за Собственика) — отбелязва, че клиентът е приел офертата и е сключен договор: офертата става Договор. Статусът е окончателен — не може да се отмени, а офертата не може да се ревизира.
• „Откажи офертата“ (при изпратена или потвърдена оферта) — отбелязва, че клиентът е отказал: офертата става Отказана. Бутонът за потвърждение в диалоговия прозорец е „Клиентът отказа“.
• „Анулирай“ (при чернова, изпратена или потвърдена оферта) — оттегляне от ваша страна, а не отговор на клиента. След потвърждение офертата става Анулирана. Номерът остава зает; никой проект няма да го използва. Изключение е ревизия в статус чернова — при анулирането ѝ оригиналът се връща в предишния си статус (вижте Ревизии).

Всяка смяна на статуса се потвърждава в диалогов прозорец.

Отказана и Анулирана не са едно и също: Отказана е отговорът на клиента и от нея може да се направи нова ревизия; Анулирана означава, че вие оттегляте офертата, и е окончателна.

Изтекли оферти

Статусът Изтекла не се задава ръчно — показва се автоматично за изпратена оферта, чийто срок на валидност е минал. Потвърдената оферта не изтича. Денят „Валидна до“ все още се счита за валиден. Над формата се появява бележка „Офертата е изтекла на …“.

По изтекла оферта все още може да се сключи договор. При натискане на „Сключи договор“ прозорецът за потвърждение напомня датата на изтичане: „Офертата е изтекла на … Да се сключи ли договор въпреки това?“.

Ревизии

След като офертата е изпратена, тя не може да се променя. Ако клиентът поиска промени:

1. Отворете изпратената, потвърдената или отказаната оферта.
2. Натиснете „Нова ревизия“ и потвърдете.

Създава се копие на офертата като чернова с номер OFF-2601-INV-R1 (следващата ревизия е -R2 и т.н.), а оригиналът става Заменена с ревизия. Новата ревизия получава днешна дата и може да се редактира. Потребителите, които виждаха оригинала, виждат и ревизията.

• Създателят на офертата остава неин създател и във всички ревизии — дори ревизията да е направена от Собственика. Затова той може да сключи договор и да създаде проект и от ревизия.
• Ако се откажете от ревизията, докато е чернова (анулирате я или я изтриете), оригиналът се връща в статуса, който е имал преди ревизията (Изпратена, Потвърдена или Отказана), и от него може да се направи нова ревизия. Номерът на анулираната или изтритата ревизия остава зает.

Печат

Бутонът „Печат“ под формата отваря страница за печат на офертата. Оттам натиснете „Печат“, за да отпечатате офертата или да я запишете като PDF; името на файла е номерът и заглавието на офертата.

Отпечатаната оферта съдържа:

• логото и името на фирмата;
• номера, заглавието, датата и срока на валидност; офертата към съществуващ договор носи след номера „към договор за наем № …“;
• данните на клиента;
• редовете с описание, мярка и количество, а ако не е отметнато „Печат без единични цени“ — и единичната цена и сумата на всеки ред. Офертата със структура се отпечатва с номерация 1, 1.1, 1.1.1, а етапите и подетапите — със сбора на задачите под тях. Себестойността и маржът не се отпечатват;
• данъчната основа, ДДС и общата сума с ДДС; при оферта за наем — и кода, и наемните цени на редовете, стойността на оборудването, наема за период и наема за планирания период, а под сумите — условията на наема, депозита и доставката (вижте Оферти за наем и продажба);
• сумата словом („Словом: …“) — за оферти в BGN, EUR, USD, GBP и RON;
• условията;
• място за подписи: „Изготвил“ с името на потребителя, създал офертата, и „Приел“ — празно, за подпис на клиента.

Отпечатана оферта в статус чернова носи надпис „ЧЕРНОВА“ — номерът ѝ все още може да се промени при смяна на типа.

Вътрешните бележки никога не се отпечатват.

Създаване на проект от оферта със сключен договор

1. Отворете офертата в статус Договор.
2. Натиснете „Създай проект“. Бутонът се вижда само докато от офертата не е създаден проект, и само за създателя на офертата и за Собственика. При оферта за наем, насочена към съществуващ договор, вместо него е бутонът „Добави към договор“ — вижте Оферта към съществуващ договор. Проект може да се създаде и ако типът на офертата междувременно е деактивиран.
3. Отваря се формата „Създай проект от оферта“, попълнена с данните от офертата:
   • Име на проект — от заглавието на офертата;
   • Клиент и Валута — от офертата;
   • Тип на проекта — типът на офертата; не може да се променя;
   • Код на проекта — кодът, който ще получи проектът, с бележка „Наследен от офертата“.
4. Допълнете останалите полета — проектант, мерни единици, адрес и т.н. (вижте Проекти — създаване и редакция).
5. Натиснете „Добави“.

Проектът се създава и офертата се свързва с него в една стъпка. Новият проект става текущ и се отваря началната му страница.

• Кодът на проекта наследява цифрите на офертата: от OFF-2601-INV (и от всяка негова ревизия, например OFF-2601-INV-R1) се получава проект 2601-INV.
• Достъп до проекта получават потребителят, който го създава, създателят на офертата и потребителите, до които офертата е била споделена.
• От една оферта може да се създаде само един проект. След създаването в офертата се вижда връзка към проекта, а бутонът „Създай проект“ изчезва.
• „Назад“ във формата ви връща към офертата, без да създава проект.

Какво още се създава заедно с проекта, зависи от вида оферта на типа:

Задачи от офертата

При оферта със структура (вид „Структура от задачи“) заедно с проекта се създава и планът със задачи (вижте Задачи и график):

• етапите и подетапите стават групови задачи, а задачите — задачи под тях, в същия ред;
• свободните редове (например в офертите, създадени преди версия 1.260.0) стават задачи на най-горното ниво;
• единичната цена на всяка задача е единичната цена от офертата (продажната), а количеството — количеството от офертата; по тази цена задачата се актува;
• задачите от рецепти запазват връзката с рецептата и описанието ѝ;
• задачите нямат дати — задайте ги в плана на проекта.

Формата „Създай проект от оферта“ показва например „От редовете на офертата ще бъдат създадени 12 задачи в плана на проекта.“, а съобщението след създаването — „Проектът … е създаден с 12 задачи“. Проектът и задачите се създават заедно: ако някоя задача не може да бъде създадена, не се създава и проектът.

Всеки ред, който става задача, трябва да има мярка от мерните единици на задачите или да е без мярка. Ако в по-стара оферта мярката е въведена като свободен текст (например „м2“ вместо „м²“), формата изброява тези редове с „Мярката на тези редове не е мярка за задача и проектът не може да бъде създаден: …“ и проектът не се създава.

Ако видът оферта на типа е бил сменен след като редовете са въведени (например типът вече е „Наем“, а офертата съдържа етапи и задачи), формата изброява тези редове с „Типът на проекта вече е с друг вид оферта и тези редове не могат да бъдат преобразувани: …“ и проектът не се създава.

Приложение № 1 от оферта за наем или продажба

При оферта с вид Наем или Продажба заедно с проекта се създава Приложение № 1 с продуктите, свободните редове, наемните цени и условията на офертата. Заглавието на приложението е заглавието на офертата, а задачата му е „Приложение № 1 – …“ (със заглавието на офертата) в статус „В прогрес“ — на нея се получават доставките. Други задачи не се създават. Формата „Създай проект от оферта“ показва „Ще бъде създадено Приложение № 1 с продуктите и условията на офертата.“, а съобщението след създаването — „Проектът … е създаден с Приложение № 1“. Следващите приложения се добавят в раздела „Приложения“ на проекта — вижте Приложения.

При оферта за наем заедно с проекта се създава и договорът за наем като чернова, с данните на клиента, планирания период и наемния период от офертата. Резервацията на офертата преминава към Приложение № 1. Вижте Наем: договор, протоколи и фактуриране.

Оферта към съществуващ договор

Ако клиентът вече има договор за наем и иска още оборудване (или нови цени), не е нужен нов проект — новата оферта става следващото приложение към договора.

1. Създайте оферта от тип с вид „Наем“ за същия клиент.
2. В полето „Договор“ изберете „Към договор № Д-2601“ вместо „Нов договор“. Списъкът показва отворените договори за наем на клиента (чернова, подписан или активен); полето се появява, след като изберете клиент, който има поне един такъв договор. Ако смените клиента, изборът се изчиства.
3. Изпратете офертата, потвърдете я и сключете договор както обикновено.
4. В офертата в статус Договор натиснете „Добави към договор“. Бутонът се вижда за създателя на офертата и за Собственика.
5. Потвърдете в прозореца „Да се добави ли офертата към договора?“ — той назовава договора: „Офертата ще стане следващото приложение към договор № …“. Докато не потвърдите, нищо не се променя.

Офертата става следващото приложение на договора (например Приложение № 2) като чернова, резервацията ѝ преминава към него, а офертата се свързва с проекта на договора. Не се създават нов проект, нов договор и нов код. Съобщението е „Офертата е добавена към договор …“.

• Договорът трябва да е отворен (чернова, подписан или активен) и по него да няма окончателна фактура за наем; иначе системата отказва с „Договорът не е отворен за нови приложения“.
• Договорът трябва да е на същия клиент и проектът му да е от тип с вид оферта „Наем“. Това се проверява при всеки запис на офертата.
• Отпечатаната оферта носи след номера „към договор за наем № …“.
• Наемният период на новото приложение е този на договора.

Ръководителите също могат да създават проекти — чрез оферта

Директно създаване на проект от списъка с проекти остава само за Собственика. Технически ръководител, Мениджър и Складов мениджър могат да сключат договор и да създадат проект само от своя оферта.

Достъп до оферта на друг потребител

Технически ръководител, Мениджър и Складов мениджър виждат само офертите, които са създали. Собственикът може да им даде достъп и до други оферти:

1. Отворете Достъп (Контрол на достъпа) от главното меню.
2. Изберете раздела „Достъп до оферти“.
3. Изберете офертата.
4. В списъка „Потребители без достъп“ изберете потребителите и натиснете „Разреши потребителски достъп“. За да отнемете достъп, изберете ги в „Потребители с достъп“ и натиснете „Премахни потребителски достъп“.

Създателят на офертата винаги я вижда и не се показва в тези списъци. Собственикът вижда всички оферти, без да е добавен.

Следващ номер на оферта

Следващият номер се определя автоматично и не се задава ръчно:

• Номерацията е обща за офертите и за проектите, създадени директно, така че следващият от двата документа получава следващия свободен номер.
• Номерът винаги е по-голям от най-високия, използван през тази година — от оферта (включително изтрита), от код на проект, от номер на договор за наем и от номера в началото на името на проект (например 2605 Склад).
• В началото на новата година номерацията автоматично започва отново от 01.

Ако досега сте водили офертите ръчно и последните ви номера не са в системата, въведете ръчно кода на един от проектите с последния използван номер (например 2614-GC). Номерацията продължава след него — вижте Код на проекта.