Фактури за покупки

Фактурите за покупки документират закупуването на материали и услуги. Те се свързват с проекти и складове за проследяване на разходите.

Жизнен цикъл на фактура покупка

Създаване на фактура за покупка

1. Отидете в Фактури → Фактури за покупки.
2. Натиснете „Добави“. Отваря се празна форма.
3. Попълнете формата.

Фактурата се създава при първото „Запази промените“; ако се върнете назад преди това, нищо не се записва. Бутонът става активен, след като изберете доставчик. Датата на издаване и датата на падеж са попълнени с днешната дата. Артикулите, плащанията и настройката „Периодична фактура“ стават достъпни след първия запис — дотогава в таблицата с артикули се показва „Запазете фактурата, за да добавите артикули“, а навигационната пътека над формата показва „Нова фактура“.

Полета

Поле	Описание	Задължително
„Номер на фактура“	Номер от доставчика (до 30 символа)	Да (освен при „Без документ“)
„Доставчик“	Изберете от списъка с контакти	Да
„Издадена на“	Кога е издадена фактурата. При нова фактура е днешната дата.	Да
„Плати до“	Краен срок за плащане. При нова фактура е днешната дата.	Да
„Без документ“	Маркирайте, ако покупката е без фактура	Не

Суми

Поле	Описание
„Обща сума“	Основна сума на фактурата
„ДДС %“	Приложим процент ДДС. Новата фактура получава процента по подразбиране на фирмата при първия запис; дотогава полето е заключено, а след това може да се промени.
„ДДС“	Изчислена сума на ДДС
„Общо с ДДС“	Обща сума за плащане
„Неплатени с ДДС“	Неплатена част от фактурата — колона в списъка с фактури

4. Натиснете „Запази промените“.

Проектите, към които е свързана фактурата, се определят от артикулите в нея.

Изтриване на фактури

Маркирайте една или повече фактури в списъка и натиснете „Изтрий“. Преди изтриването се показва прозорец с броя и номерата на избраните фактури — потвърдете с „Изтрий“ или се върнете с „Отказ“. Фактура без номер се изписва като „Без документ“, ако е маркирана като такава, а иначе — като „Без номер“. Ако някоя от избраните фактури съдържа артикули, прозорецът предупреждава, че артикулите в нея също ще бъдат изтрити.

• Фактура, по която има плащания, не може да бъде изтрита — съобщението е „Има плащания по фактурата.“
• Ако сред избраните има фактура, която нямате право да изтриете, съобщението е „Нямате достъп до фактурите: …“ с номерата им и не се изтрива нито една от избраните фактури.

Отметката „само празни“ в лентата над списъка показва само фактурите с нулева сума, за да ги прегледате. Нулевата сума не означава непременно, че фактурата е без артикули (например артикули с нулева цена) — преди да изтриете такава фактура, проверете предупреждението в прозореца за потвърждение. Изборът се помни и след презареждане. Тя изключва отметката „неплатени“ (и обратно), защото двете заедно не намират нищо.

Артикули във фактура

Към всяка фактура можете да добавите артикули:

• Изберете артикул от дефинициите
• Въведете количество и единична цена
• Общата стойност се изчислява автоматично
• Артикулите се отразяват в складовата наличност и разходите по проекта

Връзка с проекти и складове

Фактурите за покупки се свързват с:

• Проекти — разходите се включват в бюджета на проекта и разбивката по задачи
• Складове — закупените артикули увеличават наличността в склада

Рекурентни фактури

За повтарящи се разходи (наем, абонаменти) можете да настроите автоматично генериране на фактури. Настройката „Периодична фактура“ е достъпна, след като фактурата е записана поне веднъж.

Настройка

Поле	Описание
„Интервал на повторение“	Периодичност — Седмично, Месечно или Годишно
„Ден от седмицата“	За седмични фактури — кой ден
„Ден от месеца“	За месечни фактури — кое число
„Месец“	За годишни фактури — кой месец
„Следваща дата на фактура“	Кога ще се генерира следващата фактура

При настъпване на датата системата автоматично създава нова фактура с данните от оригиналната.

Плащане

За да платите фактура, натиснете „Плати“ — в списъка „Фактури за покупки“ (за една или няколко маркирани фактури) или в екрана на фактурата. Изберете „От сметка“ и сумата; неплатената сума се актуализира автоматично. Плащането се записва като платежна транзакция.

Бутонът „Премахване на всички плащания“ в екрана на фактурата сторнира всички плащания по нея и връща парите в съответните сметки.

Скриване на колони

Таблицата Фактури → Фактури за покупки показва по подразбиране всички колони. Бутонът „Колони“ в лентата с инструменти отваря списък с колоните, които могат да се скриват — махнете отметката на ненужните и натиснете Приложи.

• Номер на фактура не може да бъде скрит — по него се разпознава редът.
• Изборът се запомня за вашия потребител и остава след презареждане и след излизане от системата.
• Скритите колони не участват и в експорта към CSV.
• Затварянето на списъка без Приложи отменя промените.