Настройки на фирма

След създаване на акаунт първата стъпка е да въведете данните на вашата фирма. Те се използват при издаване на фактури, отчети и други документи.

Къде са данните на фирмата

Всички настройки на фирмата са в „Настройки“ (екранът „Фирмени настройки“). Данните на фирмата се отварят от картата „Детайли за фирмата“. ДДС, следващият номер на заявка за доставки и наемният период по подразбиране се променят направо в своите карти — „Настройки ДДС“, „Автоматично генерирани номера на документи“ и „Наемен период по подразбиране (дни)“. Всяка карта има свой бутон „Запази“ и записва само своите стойности. Останалите карти са описани във Фирмени настройки.

Основни данни

Отворете „Настройки“ → картата „Детайли за фирмата“ → „Управление“. Промените се записват с бутона „Запази“.

В секцията „Регистрационни данни на фирмата“:

Поле	Описание
„Фирма име“	Официалното наименование на фирмата
„ЕИК“	Единен идентификационен код (регистрационен номер)
„№ по ДДС“	Номер по ДДС, ако фирмата е регистрирана
„Собственик име“	Име на собственика
„Собственик фамилия“	Фамилия на собственика

Контакти и адрес

В секцията „Допълнителни контакти“ можете да добавите:

• „Имейл“ — за кореспонденция
• „Телефон за контакти“ — телефон за връзка
• „Уебсайт“ — уебсайт на фирмата
• Адрес — улица, град, пощенски код

Валута и ДДС настройки

Валутата, мерната система и часовата зона са в „Детайли за фирмата“. ДДС се задава в картата „Настройки ДДС“ на „Настройки“ и се записва с нейния бутон „Запази“.

Поле	Описание
„Валута“	Трибуквен код на валутата (напр. BGN, EUR, USD). Използва се като основна валута за всички финансови операции. В екраните сумите се показват със символ — €, лв., $, £. Кодът се използва само при избора на валута. Сумите в проектите (продажби, актове, план на задачите, покупки) се показват във валутата на проекта, а фактурите, еднократните разходи за работници, складът и дефинициите на артикули — във валутата на фирмата. В полетата за въвеждане на суми символът стои след числото — „12.50 €“.
„ДДС“	Процент на ДДС (0–100), в картата „Настройки ДДС“. Задайте 0, ако фирмата не е регистрирана по ДДС.
„Калкулирай ДДС във фактури и актове“	Отметнете, ако искате системата автоматично да изчислява ДДС във фактурите и актовете.
„Часова зона“	Използва се за планираните отчети и дневните суми, както и за годината в номерата на офертите и проектите.

Внимание

Промяната на валутата след като вече има въведени финансови документи може да доведе до несъответствия. Препоръчваме да зададете правилната валута при първоначалната настройка.

Мерни единици

В „Измервателна система“ изберете система за мерни единици:

• Метрична — квадратни метри, килограми, километри
• Имперска — квадратни фута, паундове, мили

Тази настройка определя мерните единици, които се показват в складовата наличност, количества в доставки и други.

Генератори на номера на документи

Brickeros поддържа автоматично генериране на номера за различни видове документи. Системата използва автоматично нарастващи броячи за:

• Доставки — номера на заявките за доставка
• Платежни транзакции — номера на плащания
• Контакти — номера на клиенти и доставчици
• Договори за продажба — номера на договори
• Оферти и проекти — обща поредица за номерата на офертите (OFF-2601-INV) и кодовете на проектите (2601-INV)
• Протоколи за наем — П-2026-0001 за изписване и В-2026-0001 за връщане; всяка поредица започва отначало всяка година

Броячите се увеличават автоматично при всеки нов документ. В картата „Автоматично генерирани номера на документи“ на „Настройки“ можете да зададете „Следващ номер на заявка за доставки“ и да го запишете с бутона „Запази“ на картата. Номерът не може да бъде по-малък или равен на номер на вече съществуваща заявка за доставка.

Поредицата за оферти и проекти не се задава ръчно: тя започва отначало всяка година и винаги продължава след най-високия номер, използван през текущата година. Подробности вижте в Оферти.

Съвет

Ако мигрирате от друга система, задайте началните стойности на броячите така, че да продължат от последния използван номер в предишната система.

Наем на оборудване

Тази част е за фирмите, които отдават оборудване под наем (проекти от тип RENT — вижте Наем: договор, протоколи и фактуриране).

Шаблони на договори за наем

Текстът на договорите за наем се взема от шаблон. Шаблоните се управляват от „Настройки“ → „Шаблони на договори“ („Текстът на договорите за наем, с полета за данните“) → „Управление“. Достъп има ролята Собственик.

Системата има вграден стандартен договор „Договор за наем на оборудване (системен)“. Докато фирмата няма собствен шаблон по подразбиране, той е първият ред в таблицата, отбелязан като шаблон по подразбиране, и с него се оформят договорите. Вграденият договор използва всички полета и показва как се попълват. Той не може да се променя или изтрива: щракнете върху реда, за да видите текста му. Щом направите свой шаблон основен, вграденият договор изчезва от таблицата и вашият шаблон го заменя.

Таблицата показва „Име“, „По подразбиране“ и „Статус“ на всеки шаблон. В лентата над нея:

• „Добави“ — нов шаблон. Текстът му започва от стандартния договор: редактирайте го, вместо да пишете от нулата;
• „Направи основен“ (подсказка „Задай шаблона по подразбиране“) — избраният шаблон става шаблон по подразбиране;
• „Изтрий“ — изтрива избрания шаблон след потвърждение.

Щракнете върху ред, за да редактирате шаблона. В прозореца се попълват „Име“, „Активен“ и „Текст на договора“, а под текста — „Преглед“ с примерни данни.

В текста данните се вмъкват с полета в двойни фигурни скоби, например {{lessee.name}}. Под полето за текста е списъкът с всички полета:

Поле	Какво се вмъква
{{contract.number}}, {{contract.date}}, {{contract.city}}	Номер, дата и град на договора
{{lessor.name}}, {{lessor.eik}}, {{lessor.address}}, {{lessor.representative}}	Данните на наемодателя (вашата фирма)
{{lessee.name}}, {{lessee.eik}}, {{lessee.address}}, {{lessee.representative}}	Данните на наемателя
{{site.address}}	Адресът на обекта
{{planned.from}}, {{planned.to}}	Планираният период
{{minimumTerm}}	Минималният срок (от Приложение № 1), например „30 дни“
{{deposit}}	Изискуемият депозит — сумата от полето „Депозит“ в договора, а ако е празно — сборът от депозитите на приложенията
{{paymentTermDays}}, {{latePenalty}}, {{terminationAfterDays}}, {{depositRefundDays}}	Срокът за плащане, неустойката за забава, прекратяването след забава и срокът за връщане на депозита
{{appendices}}	Списъкът с приложенията — по едно на ред, с номер и заглавие

Поле, което системата не познава, остава в текста така, както е написано, а прегледът показва „Непознати полета: …“.

Ред, който започва с # (диез и интервал), се отпечатва като заглавие на договора — центрирано и с удебелен шрифт. Ред, който започва с ## , е заглавие на раздел (например ## II. СРОК). Всички останали редове са обикновен текст. Подписите са част от текста на шаблона.

• Шаблонът по подразбиране се използва за всеки договор, за който не е избран друг шаблон. Ако фирмата няма собствен, се използва вграденият стандартен договор. Той не може да бъде изтрит или деактивиран, а неактивен шаблон не може да стане шаблон по подразбиране.
• Докато договорът е чернова, Собственикът може да избере друг шаблон в полето „Шаблон на договора“ на договора. Изборът „Шаблон по подразбиране“ (или името на вградения договор) означава „без конкретен шаблон“: договорът следва шаблона по подразбиране на фирмата.
• Подписаният договор пази текста си. Промяна на шаблона след подписване не променя вече подписаните договори.

Наемен период по подразбиране

Наемният период на договор, създаден от оферта, е „Наемен период (дни)“ от офертата. Когато проект за наем се създаде директно, без оферта, договорът получава периода по подразбиране на фирмата. Със същия период започва и всяка нова оферта за наем.

Периодът по подразбиране е в „Настройки“, в картата „Наемен период по подразбиране (дни)“ (цяло число от 1 до 366; за нова фирма — 30). Промените се записват с бутона „Запази“ на картата. Новата стойност важи само за договорите и офертите, създадени след това; на съществуващ договор периодът се променя в самия договор, докато той е чернова (вижте Договор за наем).